Протоколно обслужванеСимеона Симеонова

Казвам се Симеона Симеонова и отговарям за Протоколното обслужване в голяма частна компания. 

Питате се, какво е Протоколно обслужване? Сигурно, писане на протоколи по време на срещи или нещо подобно? Добър опит, но отговорът е друг. Специалистите по Протокол отговарят за много и съвършено различни неща. Например, ние организираме служебните пътувания в компанията, запазваме хотели, самолетни билети, правим регистрации за конференции, организираме фирмените партита, както и други малки и големи срещи. Купуваме протоколни подаръци, пишем поздравителни адреси и… още много други интересни неща. Чудите се, кой подрежда знамената, пред които се снимат президентите, когато се срещат на големи международни форуми? Отговорът е – специалистите по Протокол, те са тези, които казват, кой къде да седне по време на среща или официална вечеря. Казано накратко, ние подготвяме събитията, но никога не сме в светлината на прожекторите.

Какъв е смисълът ли? Когато всичко се планира предварително, нещата се случват гладко и без излишно напрежение, ръководството на компанията се чувства спокойно, че вече  някой е помислил за всичко и е готов да реагира във всеки момент при непредвидена ситуация. Така големите ръководителишефове се съсредоточават върху важните неща, а не върху въпроси от рода на: „В кой хотел да отседна?“,“Как да стигна до мястото на конференцията?“, „Какво да подаря на гостите от Китай, които идват другата седмица?“, и т.н.

Когато организираш фирмено парти месеци наред и накрая видиш усмивките на хората и как се забавляват, разбираш, че и ти с нещо си допринесъл за това колегите да са сплотени, мотивирани и да се чувстват като едно цяло. Тогава си казваш: „Успях“.

Ще попитате, как изглежда моето работно място. Честно казано, нямам работно място. Да, аз работя в офис, на бюро, имам лаптоп и всичко необходимо, но тук минава само малка част от работното ми време. Налага ми се да излизам често. Работя от летището, от ресторанти, хотели, заседателни зали, галерии и къде ли още не. Работя дори докато вечер гледам телевизия и предават срещата в Давос или откриването на Олимпиадата – това е моето безплатно училище, тогава виждам, какво правят по-големите и по-можещите – хората от Държавния протокол.

Има и още нещо, което трябва да знаете – тази работа е за хора, които не обичат да бъдат главните герои на „сцената“. Да, вие работите упорито, дълго подготвяте едно събитие, планирате всяка една стъпка от него, но на финала основните действащи лица са други. Вие оставате в сянка и продължавате да следите, дали всичко върви по план.  Защото накрая винаги нещо се обърква – или ще завали дъжд, когато планирате вечеря за 300 човека на открито, или ще закъснее водещият на събитието… Хиляди неща могат да се объркат, и тогава вие трябва да имате план „Б“ и спешно да го пуснете в действие. 

И сега – основният въпрос: какви качества и умения трябва да притежавате. Преди всичко, трябва да сте отговорни и организирани, и тъй като това е екипна работа, в екипа ви винаги трябва да има място за хора, с които да се допълвате и да си имате доверие.  А тази професия основно се усвоявачи, докато се работи, така че можете да започнете като стажант веднага, след като завършите, и да вървите по стълбичката нагоре, учейки се от събитията, в организацията на които участвате.

Протоколно обслужване

Симеона Симеонова

Казвам се Симеона Симеонова и отговарям за Протоколното обслужване в голяма частна компания. 

Питате се, какво е Протоколно обслужване? Сигурно, писане на протоколи по време на срещи или нещо подобно? Добър опит, но отговорът е друг. Специалистите по Протокол отговарят за много и съвършено различни неща. Например, ние организираме служебните пътувания в компанията, запазваме хотели, самолетни билети, правим регистрации за конференции, организираме фирмените партита, както и други малки и големи срещи. Купуваме протоколни подаръци, пишем поздравителни адреси и… още много други интересни неща. Чудите се, кой подрежда знамената, пред които се снимат президентите, когато се срещат на големи международни форуми? Отговорът е – специалистите по Протокол, те са тези, които казват, кой къде да седне по време на среща или официална вечеря. Казано накратко, ние подготвяме събитията, но никога не сме в светлината на прожекторите.

Какъв е смисълът ли? Когато всичко се планира предварително, нещата се случват гладко и без излишно напрежение, ръководството на компанията се чувства спокойно, че вече  някой е помислил за всичко и е готов да реагира във всеки момент при непредвидена ситуация. Така големите ръководителишефове се съсредоточават върху важните неща, а не върху въпроси от рода на: „В кой хотел да отседна?“,“Как да стигна до мястото на конференцията?“, „Какво да подаря на гостите от Китай, които идват другата седмица?“, и т.н.

Когато организираш фирмено парти месеци наред и накрая видиш усмивките на хората и как се забавляват, разбираш, че и ти с нещо си допринесъл за това колегите да са сплотени, мотивирани и да се чувстват като едно цяло. Тогава си казваш: „Успях“.

Ще попитате, как изглежда моето работно място. Честно казано, нямам работно място. Да, аз работя в офис, на бюро, имам лаптоп и всичко необходимо, но тук минава само малка част от работното ми време. Налага ми се да излизам често. Работя от летището, от ресторанти, хотели, заседателни зали, галерии и къде ли още не. Работя дори докато вечер гледам телевизия и предават срещата в Давос или откриването на Олимпиадата – това е моето безплатно училище, тогава виждам, какво правят по-големите и по-можещите – хората от Държавния протокол.

Има и още нещо, което трябва да знаете – тази работа е за хора, които не обичат да бъдат главните герои на „сцената“. Да, вие работите упорито, дълго подготвяте едно събитие, планирате всяка една стъпка от него, но на финала основните действащи лица са други. Вие оставате в сянка и продължавате да следите, дали всичко върви по план.  Защото накрая винаги нещо се обърква – или ще завали дъжд, когато планирате вечеря за 300 човека на открито, или ще закъснее водещият на събитието… Хиляди неща могат да се объркат, и тогава вие трябва да имате план „Б“ и спешно да го пуснете в действие. 

И сега – основният въпрос: какви качества и умения трябва да притежавате. Преди всичко, трябва да сте отговорни и организирани, и тъй като това е екипна работа, в екипа ви винаги трябва да има място за хора, с които да се допълвате и да си имате доверие.  А тази професия основно се усвоявачи, докато се работи, така че можете да започнете като стажант веднага, след като завършите, и да вървите по стълбичката нагоре, учейки се от събитията, в организацията на които участвате.